Công tác văn thư, lưu trữ là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành có ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải quyết công việc hàng ngày và chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Đảng, Nhà nước, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, ban hành nhiều văn bản, quyết định quan trọng, tạo cơ sở pháp lý cho việc thiết lập, quản lý và thực hiện hiệu quả công tác này. Chính phủ đã ban hành Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 về công tác văn thư; Quy định số 693-QĐ/VPTW ngày 15/02/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức Đảng; Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư; Thông báo số 800-TB/VPTWW/nb ngày 17/11/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng; Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư; Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng...

Trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ luôn được các cấp ủy trong Đảng bộ Khối quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp thực hiện và đạt được những kết quả tích cực. Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ Ban Thường vụ Đảng ủy Khối đã ban hành Quy định số 01-QĐ/ĐUK, ngày 01/9/2020 về chế độ báo cáo Ban Thường vụ, Thường trực Đảng ủy Khối; Quy định số 04-QĐ/ĐUK ngày 24/9/2021 về quản lý, sử dụng chữ ký số và gửi, nhận văn bản trên môi trường mạng trong Đảng bộ Khối. Các cấp ủy trong khối đã tập trung lãnh đạo, chỉ đạo và thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ và đã đạt được một số kết quả nổi bật như: Công tác quản lý văn bản được thực hiện đúng quy trình; văn bản đi, văn bản đến hàng ngày được đăng ký vào sổ đầy đủ, rõ ràng theo từng thể loại văn bản; thực hiện nghiêm túc việc bảo mật thông tin tài liệu; văn bản trước khi ban hành được thẩm định và kiểm tra về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản, chất lượng văn bản ban hành ngày càng được nâng cao. Việc quản lý các loại tài liệu mật được thực hiện đúng theo quy định, tiến hành lập sổ đăng ký văn bản đi, đến và sổ chuyển giao bí mật nhà nước; tài liệu mật khi gửi đóng thành phong bì riêng, đóng dấu mức độ mật của văn bản trước khi gửi; việc in sao, phát hành văn bản được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Công tác lưu trữ được thực hiện đồng bộ từ việc lập hồ sơ, danh mục lưu trữ đến việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua còn tồn tại một số những hạn chế cần khắc phục như: Việc tiếp nhận, đăng ký, phát hành, lưu giữ các văn bản đi, đến có thời điểm chưa kịp thời; phân loại hồ sơ tài liệu chủ yếu theo thể loại văn bản, chưa chú trọng đến phân loại hồ sơ theo công việc nên gây khó khăn trong quá trình tra cứu, khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu. Chưa triệt để ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, xử lý văn bản.

Nguyên nhân chủ yếu của các hạn chế, yếu kém là do: Một số cấp uỷ cũng như đội ngũ đảng viên, cán bộ, công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò của công tác văn thư lưu trữ, cán bộ; công tác tuyên truyền, giáo dục chưa được thường xuyên; công tác phối hợp trong lãnh đạo, chỉ đạo chưa quyết liệt, đồng bộ; một số cán bộ, đảng viên thực hiện nhiệm vụ chậm đổi mới lề lối làm việc, tính chuyên nghiệp, năng động, trình độ, năng lực công tác có mặt chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.

Để nâng cao năng lực lãnh đạo của cấp ủy trong công tác văn thư, lưu trữ tại Đảng bộ Khối cần tập trung thực hiện một số giải pháp sau:

Một là, các cấp ủy tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quán triệt, phổ biến, các văn bản của của Đảng, Nhà nước, các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương, của Tỉnh ủy về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đến cấp ủy, toàn thể cán bộ, công chức, đảng viên trong Đảng bộ Khối.

Hai là, tăng cường trách nhiệm của cấp ủy đảng, chính quyền, nhất là người đứng đầu trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Ba là, tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ; nâng cao năng lực trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất chính trị của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

 Bốn là, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Năm là, Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ kịp thời phát hiện chấn chỉnh những nội dung chưa thực hiện đúng.